ONLYOFFICE Workspace Cloud, una plataforma perfecta de colaboración para startups8 minutos de lectura

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Comenzar la aventura de crear una empresa siempre es un reto complicado para su fundador. Las startups se enfrentan a muchos desafíos de gestión empresarial a los que tienen que responder para garantizar un crecimiento estable. Afortunadamente existen herramientas accesibles para las pequeñas empresas que un empresario pueda utilizar para tener éxito y hacer crecer su negocio ahorrando tiempo, dinero y energía. Están disponibles de forma gratuita y ayudan a los empresarios a concentrar todos sus esfuerzos en las actividades principales del negocio.

Entre este tipo de soluciones  podemos destacar ONLYOFFICE Workspace Cloud, una plataforma de colaboración en la nube que cuenta con una amplia gama de herramientas para gestionar todos los procesos empresariales. Creado por un grupo de desarrolladores de Letonia, ONLYOFFICE Workspace Cloud ofrece todo lo que necesita una startup moderna y le permite crear una oficina en la nube con 2 GB de almacenamiento de manera gratuita. Destacamos 5 razones por las que merece la pena apostar por este software.

1.- Reducción de costes

La reducción de costes generales en los comienzos de una nueva empresa es una decisión importante que puede determinar  su supervivencia o no. Mantener los costes a raya es una tarea complicada para cualquier empresa y la mejor forma de hacerlo es utilizar las herramientas gratuitas disponibles que le pueden ayudar a ahorrar dinero. Capital que podrá invertir en otras partidas imprescindibles.

ONLYFFICE Workspace Cloud ofrece distintos planes de tarifas que se adaptan a las necesidades de cualquier empresa. El plan de tarifas Startup es totalmente gratuito para equipos de hasta 5 usuarios que lo hace una solución ideal para equipos pequeños, autónomos o empresarios. Si creas una oficina en la nube para 5 usuarios cómo máximo, permanecerá gratuita para siempre y no implicará ningún coste oculto.

Además, ONLYOFFICE Workspace Cloud es una solución SaaS. Esto significa que ofrece a los usuarios la posibilidad de conectarse a su oficina digital alojada en la nube a través de Internet, desde cualquier lugar. Al optar por este modelo los miembros de una startup pueden acceder en remoto utilizando un navegador web. Por ello, no es necesario alquilar una oficina y todo el equipo puede trabajar a distancia. También, el modelo SaaS no requiere servidores ni un hardware potente lo que permite a las empresas emergentes ahorrar aún más.

2.- Todas las herramientas en un lugar

La gestión de una startup es un proceso complicado ya que hay muchos aspectos a los que hay que prestar atención. La gestión de documentos y proyectos, las relaciones con los clientes, la facturación o la planificación son sólo algunos ejemplos entre otros muchos. El uso de múltiples soluciones para controlar todos estos procesos puede generar caos porque los empleados tendrán que cambiar ente varias aplicaciones para realizar sus tareas.

ONLYOFFICE Workspace Cloud permite evitar problemas de este tipo ya que cuenta con un conjunto de herramientas para gestionar todos los procesos empresariales dentro de una startup. Destacan los siguientes módulos:

  • Documentos: con los editores colaborativos para crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones;
  • Proyectos: para controlar el desempeño de los proyectos y su progreso;
  • Correo: para recibir, tratar y guardar toda la correspondencia;
  • CRM: para crear bases de datos de clientes, analizar acuerdos potenciales y emitir facturas;
  • Calendario: para crear horarios personales o de grupo y planificar acontecimientos;
  • Comunidad: para crear una red social corporativa con blogs, foros, marcadores, wiki, etc.;
  • Chat: para intercambiar mensajes de texto en tiempo real.

En una palabra, ONLYOFFICE Workspace Cloud es una solución universal que cubre las necesidades de cada startup de forma gratuita.

3.- Colaboración y comunicación online

Para las startups y las pequeñas empresas, la colaboración eficaz es fundamental. Cuanto mejor sea la comunicación ente los miembros de un equipo, más posibilidades de éxito habrá. El mundo digital actual requiere que todos estén familiarizados con las herramientas de colaboración online, especialmente si suelen teletrabajar.

ONLYOFFICE Worksapce Cloud permite a los empleados de una startup acceder a sus documentos y datos desde cualquier lugar de forma remota y colaborar ente sí. Los usuarios pueden compartir archivos y enviar documentos utilizando los diferentes derechos de acceso — acceso completo, revisión, sólo comentarios, relleno de formularios y visualización. También es posible compartir documentos con terceros a través de un enlace externo.

Si se trata de la colaboración en documentos en tiempo real, los usuarios de ONLYOFFICE Worksapce Cloud pueden utilizar dos modos de coedición. El Modo Rápido se usa para mostrar todos los cambios en el texto después de su introducción y el Modo Estricto muestra los cambios hechos por otros coautores sólo después de que se pulsa el botón Guardar. Además, los usuarios pueden aceptar o rechazar los cambios de otros miembros del equipo o restaurar cualquier versión del documento utilizando el historial de versiones. Los editores de ONLYOFFICE también soportan el intercambio de comentarios en el texto.

La aplicación de mensajería instantánea de ONLYOFFICE Workspace Cloud es fácil de usar y permite a los usuarios intercambiar mensajes de texto y aún imágenes en tiempo real sin necesidad de utilizar programas de terceros.

4.- Seguridad de datos

La seguridad de datos es una preocupación primordial en el mercado actual de soluciones SaaS. En la última década se ha producido un cambio fundamental en la forma en que las empresas hacen negocios online, y muchos todavía no confían en el modelo SaaS por motivos de privacidad. En este aspecto, ONLYOFICE Workspace Cloud proporciona un alto nivel de seguridad.

Sobre todo, esta solución es totalmente compatible con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), lo que significa que los datos de todos los usuarios se tratan de acuerdo con la legislación europea.

Además, el acceso al portal de ONLYOFFICE se permite a través del HTTP con SSL (Secure Sockets Layer). También es posible establecer el permiso de acceso a determinados documentos, carpetas, proyectos y contactos para que sólo las personas de confianza puedan acceder a la información confidencial.

La activación de la autenticación de dos factores (A2F) añade un capa de seguridad adicional al proceso de inicio de sesión. Es una excelente barrera para prevenir la intromisión indeseada en el portal de ONLYOFFICE. Otra característica de seguridad importante es la capacidad de crear copias manuales de seguridad de datos para que no se pierda ningún bit de información.

Todas estas características están disponibles en el plan gratuito de tarifas Startup y hacen que ONLYOFFICE Workspace Cloud sea un espacio seguro. Los planes de tarifas de pago cuentan con las funciones de seguridad más avanzadas. Por ejemplo, el plan Business ofrece la importación segura de usuarios a través de LDAP, las copias de seguridad automáticas y el inicio de sesión único (SSO) para una autenticación confiable. La nube VIP con las características exclusivas orientadas a las empresas más grandes también soporta Salas Privadas dónde toda la información se cifra mediante el algoritmo AES-256 para una edición y colaboración segura en documentos en tiempo real.

5. Flexibilidad y escalabilidad

Si las cosas van bien para una startup, su crecimiento es inevitable. El crecimiento implica el aumento del número de empleados y ONLYOFFICE puede adaptarse a las necesidades de las empresas de cualquier tamaño.

ONLYOFFICE Workspace Cloud ofrece dos planes de tarifas de pago para clientes corporativos. El plan Business viene con funcionalidades de administración ampliadas — LDAP, SSO y la búsqueda de texto completo. Este plan también ofrece 100 GB de almacenamiento por usuario y ahora cuesta a partir algo más de 3 euros (4 dólares USD)por usuario al mes (para una suscripción de 3 años).

La nube VIP es una solución exclusiva que combina características muy avanzadas de seguridad y facilidad de uso. La Nube VIP está alojada en un servidor dedicado gestionado por un proveedor europeo y mantenido por un gerente de ONLYOFFICE. Incluye un número ilimitado de usuarios, salas privadas para una coedición cifrada de documentos y la capacidad de crear diferentes portales para cada departamento de la empresa. También la nube VIP ofrece 250 GB de espacio de almacenamiento por usuario y su precio empieza desde unos 5 euros (6 dólares USD) por usuario al mes (si se compra una suscripción de 3 años).

La ventaja principal de ONLYOFFICE Workspace Cloud es que se puede elegir el número exacto de usuarios y añadir más si la empresa crece. Puedes crear tu oficina segura en la nube en el sitio web oficial.

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